Objectius generals i específics de l'esdeveniment, el públic objectiu, l’impacte que es vol obtenir i les modalitats de participació del públic (assistència a la jornada, tallers, debats en xarxes socials, enquestes, brainstorming...). A partir d’aquesta informació s’haurà d'ajustar la inversió temporal i econòmica en la difusió i comunicació de l’esdeveniment.

Crear un llistat/esquema d’agents d'interès, relacionats d'alguna forma amb la matèria de la jornada en qüestió, per a valorar noves col·laboracions i públics. Això també pot ajudar a trobar possibles patrocinadors. En cas de trobar-los o de tenir-los amb anterioritat, cal pensar a nivell comunicació/protocol diverses accions que prioritzin la seva presència (logotips al material gràfic i lloc web, mencions a les xarxes socials, estand especial, espai reservat per a premsa, menció a les notes de premsa, etc.). Es poden crear diverses categories de patrocini en funció de la presència mediàtica que s’atorgui a cadascun.

Logotip, colors, tipografia, banners, photocall, plantilla de presentació (amb recomanacions per als ponents sobre colors, tipografies, etc.), plantilla de document, carpetes, bolígrafs, tríptics, horaris de les activitats...

Creació d’un espai web que ha d'incloure la informació essencial de l'esdeveniment: dia i hora, ubicació (o plataforma en cas que es produeixi en streaming), programa, ponents i formulari d'inscripció. Si és un esdeveniment més gran cal tenir en compte la visibilitat dels possibles patrocinadors.

L'eina MyEvents us ajudarà molt en aquesta fase, ja que crea automàticament una pàgina web per a l'esdeveniment que esteu organitzant i permet gestionar inscripcions. És una eina de pagament que la UPC ha adquirit per aquesta finalitat.

Recurs UPC Serveis TIC: MyEventsUPC

En el cas de les xarxes socials, cal valorar-ne bé la necessitat en funció dels objectius i el pressupost. Un bon ús requereix força temps creant i curant continguts i gestionant la comunitat de seguidors i les seves interaccions. Si es tracta d'esdeveniments que no tindran sostenibilitat en el temps no val la pena crear cap perfil a les xarxes. Es pot difondre la pàgina web a través dels perfils del propi projecte i de la UPC.

Alguns consells per a les xarxes socials en esdeveniments:

• Crear un esdeveniment a Facebook amb el màxim d’informació de l’acte.
• Decidir des de quin compte o comptes es piularà en el moment de l’esdeveniment (algun compte UPC, compte del projecte, compte exclusiu de l’esdeveniment...).
• Decidir un hashtag amb anterioritat i donar-li presència al web de l’esdeveniment, al material gràfic (incloses les presentacions de la jornada) perquè els assistents el puguin utilitzar. Això facilitarà el monitoreig de l’activitat a les xarxes socials mentre duri la jornada.
• Fer un llistat de tots els perfils socials (sobretot de Twitter) dels ponents i entitats participants en l’esdeveniment per a tenir-los a mà en el moment del directe. També va bé per anar-hi interactuant i guanyant seguidors.
• Valorar la col·laboració coordinada amb altres piulaires presents a l’esdeveniment: perfils de divulgació, institucionals, altres projectes...

Valorar també la creació d’un butlletí digital amb les novetats en l’organització de l’esdeveniment o temes relacionats, així com per anar fent promoció dels ponents, les activitats, la ubicació, etc. (aquesta opció també és més recomanable en el cas d’esdeveniments recurrents i sostinguts al llarg del temps i no pas per a esdeveniments puntuals). El contingut del butlletí pot ser una síntesi o recull d’allò més rellevant de la secció d’actualitat del lloc web.

• Web, butlletins i xarxes socials de la UPC (banner, agenda, notícia...)
• Web, butlletins i xarxes socials d’altres institucions (organismes públics o privats que hi participen o hi estan interessats, patrocinadors...)
• Perfils socials d’influencers o dels mateixos ponents
• Mitjans de comunicació: difondre notes de premsa entre mitjans físics i digitals (la llista de distribució de l’Associació Catalana de Comunicació Científica és molt útil en aquest aspecte, així com la seva equivalent Espanyola en cas d’esdeveniments més rellevants).
• Mailings de difusió entre l’estudiantat, professorat o PAS (si es tracta d’esdeveniments de camps específics de coneixement, cal filtratge per departaments o graus per tal de no fer arribar informació irrellevant).
• Anuncis a televisió i ràdio. Sobretot les locals poden fer menció de la data i contingut de l’esdeveniment de forma gratuïta en espais informatius o programes relacionats amb la recerca o la divulgació.
• Cartells i pancartes

Valorar la contractació d’una persona que s’encarregui de l’atenció a mitjans, així com l’adequació d’un espai per a declaracions institucionals, entrevistes més personalitzades... (photocall institucional, taula amb micròfons, cartells dels ponents, sala amb endolls, acreditació de premsa (nom i mitjà), coffee break...).

Si hi ha participació d’alts càrrecs públics o la presentació d’un resultat de recerca o innovació tecnològica que es pugui preveure d’alt nivell mediàtic, és important coordinar-se prèviament amb els serveis/gabinets de premsa/protocol de les institucions en qüestió.

• Nota de premsa anunciant l’esdeveniment (com més aviat millor)
• Nota de premsa pre-esdeveniment (una setmana abans)
• Nota de premsa de cada jornada (al finalitzar la jornada o al finalitzar els mateixos actes, en funció de la rellevància mediàtica dels mateixos)
• Nota de premsa post-esdeveniment (el mateix dia que s’acaba, to reflexiu, conclusions, dades de participació i futures accions)

Podeu consultar l'apartat de consells per redactar notes de premsa.

Elaborar un llistat de mitjans de premsa, ràdio, televisió, digitals... que puguin estar interessats a cobrir l’esdeveniment. Normalment els contactes sorgiran una vegada publicada la primera nota de premsa (imprescindible posar un contacte de premsa en aquesta i al lloc web). Cal concretar la seva participació per agendar les diverses accions: concertar entrevistes amb ponents, visites prèvies a l’esdeveniment per a gravar imatges de l’espai, gravació de podcasts...

• Valorar l’enregistrament dels actes per a la posterior publicació en xarxes socials o repositoris. Si es duu a terme és molt recomanable fer arribar l’enllaç amb aquests vídeos als assistents a l’esdeveniment en un correu d’agraïment.
• Valorar la retransmissió en directe de l’esdeveniment a través del web i/o de les xarxes socials (gairebé totes ho permeten: Periscope, Twitter, Facebook, YouTube o Instagram).
• Valorar la creació d’un vídeo-resum de la jornada (material promocional per a edicions posteriors).

La UPC ofereix suport per a la cobertura audiovisual dels esdeveniments organitzats en el marc dels projectes d'RDI.

Recurs UPC Serveis TIC: Serveis streaming i videoconferència

Cal fer seguiment del nombre d’assistents, la seva valoració de l’esdeveniment, si hi ha hagut elaboració d’un producte o conclusió, un aprenentatge dels assistents... Cal definir amb anterioritat a l’esdeveniment els elements que es monitoritzaran, quina rellevància s’hi donarà per a considerar exitós o millorable cada aspecte i els mecanismes per fer-ho: observacions-anotacions, qüestionaris, entrevistes, focus group...